Vom Zettel zur Echtzeit – Wie ESLs den Klinikalltag vereinfachen.

Ein leerer Materialschrank mitten im Frühdienst, ein fehlendes Verbandsset im Notfall oder eine Bestellung, die niemand mehr nachvollziehen kann – Szenen wie diese gehören in vielen Krankenhäusern noch zum Alltag. Denn obwohl Medizintechnik und IT-Systeme hochmodern sind, läuft die Materiallogistik oft analog: handgeschriebene Listen, E-Mails an das Lager oder improvisierte Excel-Tabellen.

Diese Prozesse sind aufwendig, fehleranfällig und unverbunden. Eine Studie des WIdO Pflege-Reports (2024) zeigt: Pflegekräfte verbringen im Schnitt bis zu 90 Minuten pro Schicht mit logistischen Tätigkeiten – wertvolle Zeit, die für Patient:innen fehlt. Im Angesicht des Fachkräftemangels ist diese Verschwendung von qualifizierter Zeit ein Luxus, den sich kein Krankenhaus mehr leisten kann.

Drei gängige Anforderungsmodelle – die Pflegekräfte zu Logistikern machen

Die Art und Weise, wie Material angefordert wird, trägt direkt zur Überlastung des Personals bei. In deutschen Kliniken dominieren drei Vorgehensweisen, die alle die Pflege in nicht wertschöpfende Logistikaufgaben zwingen:

Allen gemeinsam: Die Systeme kommunizieren nicht nahtlos mit dem zentralen Krankenhaus-Warenwirtschaftssystem (WAWI). Das führt zu Zeitverlust, Doppelarbeit und Überbeständen – und verschärft die Krise, indem hochqualifiziertes Personal als Inventur- und Datenerfassungskraft eingesetzt wird.

MOYAFLOW: Vom Knopfdruck zur vollintegrierten Bedarfsplanung

MOYAFLOW bringt mit Electronic Shelf Labels (ESL) eine einfache, aber wirkungsvolle Lösung in den Klinikalltag: Ein digitales Etikett direkt am Regal ersetzt Listen, Scans und E-Mails. Mit einem Knopfdruck meldet das Pflegepersonal den Materialbedarf. Der entscheidende Vorteil liegt in der intelligenten Verknüpfung mit der bestehenden IT-Infrastruktur. Die MOYAFLOW-Plattform agiert als zentraler Hub mit zwei Optionen, um den logistischen Aufwand der Pflege auf ein Minimum zu reduzieren:

1. Integriertes Shopsystem: Der Knopfdruck meldet den Bedarf direkt in das integrierte digitale Anforderungssystem von MOYAFLOW.

2. Drittanbieter-Anbindung: Über standardisierte Schnittstellen kann die Anforderung auch an ein bestehendes klinikeigenes Shopsystem oder eine digitale Anforderungsplattform übergeben werden.

Erst von dieser Anforderungszentrale aus wird die Information zur Buchung an das Krankenhaus-WAWI-System (Materialwirtschafts-System) weitergeleitet. Dadurch wird sichergestellt, dass die Bestandsführung in der zentralen Warenwirtschaft korrekt abgebildet wird. Dies ist entscheidend, da das WAWI die zentrale Datenquelle für Lager und Einkauf ist.

Einkauf und Logistik sehen den Bedarf in Echtzeit – und können sofort reagieren, ohne manuelle Datenübertragung. Ein Beispiel aus Pilotprojekten: 

„Früher mussten wir die Bedarfszettel sammeln und manuell in unser Anforderungssystem eintragen. Heute genügt ein Knopfdruck am Regal – das System bucht die Anforderung und leitet sie korrekt in unser WAWI weiter. So gewinnen wir Zeit für die Patienten.“

Entlastung und Sicherheit: Qualifiziertes Personal am richtigen Platz

Die Digitalisierung des Materialflusses ist der direkte Hebel zur Entlastung und damit ein wichtiger Beitrag zur Personalbindung:

• Rückgewinnung von Zeit: Der Fokus der Pflegekräfte kehrt zur direkten Patientenversorgung zurück, statt Zeit mit logistischen Such- und Bestellprozessen zu verlieren.

• Fehlerfreiheit: Durch die direkte Anbindung an die zentrale Artikelstammdatenbank des WAWI werden Falschbestellungen ausgeschlossen. Der Artikelname auf dem ESL ist immer korrekt.

• Bestandsführung: Die lückenlose digitale Dokumentation sorgt für Transparenz und erleichtert Inventuren. Das Risiko, dass Material verfällt (Verfalldaten-Management), sinkt.

Durch automatisierte Nachbestellungen lassen sich Bestellaufwände um bis zu 60 % reduzieren und Lagerbestände um rund 25 % senken (Universitätsklinikum Essen, 2024).

ESL-Technologie: Vom Display zur Datenquelle

ESLs sind kleine, stromsparende E-Paper-Displays, die über Funk mit dem Krankenhausnetzwerk kommunizieren. Sie zeigen Artikelinformationen, Mengen und Statusanzeigen an – etwa: „Bestellt“, „In Lieferung“, „Verfügbar“.

Die Technologie ist robust und kliniktauglich:

• Desinfizierbare Oberfläche (hygienisch sicher).

• Lange Batterielaufzeit (bis zu 5 Jahre).

• Bidirektionaler Datenaustausch zwischen Station, dem Shopsystem und dem WAWI-System.

Der strategische Vorteil: Predictive Ordering

Die gesammelten Echtzeitdaten gehen über die reine Nachbestellung hinaus. Sie werden zur Grundlage für strategische Entscheidungen:

• Verbrauchsanalyse: Das System identifiziert Verbrauchsspitzen nach Wochentag oder Station – essentiell für eine optimale Lagerhaltung.

• Predictive Ordering: Logistik und Einkauf können auf Basis historischer Echtzeitdaten Bedarfe vorausschauend planen und so Engpässe vermeiden.

• Optimierung der Modulgrößen: Die tatsächlichen Verbräuche helfen, die Bestückung der Stationsmodule perfekt an den tatsächlichen Bedarf anzupassen (Lean-Ansatz).

Fließende Prozesse statt Zettelwirtschaft

Mit MOYAFLOW wird Nachbestellen so einfach wie ein Knopfdruck. Pflegekräfte gewinnen Zeit für das Wesentliche, der Einkauf arbeitet mit präzisen Daten – und die gesamte Versorgungskette bleibt im Fluss.

Kleine Technologie, große Wirkung: Wenn Prozesse fließen, entsteht Effizienz. Und wenn Effizienz entsteht, bleibt mehr Zeit für Menschen.