ROI in der Krankenhauslogistik: Warum sich digitales Anforderungsmanagement nach nur 9 Monaten rechnet

Die wirtschaftliche Lage deutscher Kliniken ist so angespannt wie nie. Laut der Deutschen Krankenhausgesellschaft (DKG) schreibt inzwischen fast jedes zweite Krankenhaus rote Zahlen. Investitionen werden deshalb zunehmend nach einem klaren Prinzip bewertet: Wann amortisiert sich das Projekt? Und welchen Beitrag leistet es zur Zukunftsfähigkeit des Hauses?Während große Digitalisierungsvorhaben wie ERP- oder KIS-Modernisierungen meist Jahre bis zum positiven ROI im Krankenhaus benötigen, liegt in der Krankenhauslogistik ein bislang unterschätzter Hebel: Hier lassen sich Effizienz, Zeitersparnis und Datentransparenz mit vergleichsweise geringem IT-Aufwand enorm steigern.

Warum der ROI in der Krankenhauslogistik essenziell ist

Ein solider ROI ist mehr als eine Kennzahl – er belegt, dass Investitionen aktiv zur betrieblichen Resilienz und Liquidität beitragen. Denn gerade in der Pflege, dem Einkauf und der Logistik entscheiden Prozesszeiten über die Leistungsfähigkeit eines Hauses.

Der Weg zu einem fundierten ROI umfasst drei Schritte:

• Prozessidentifikation: Identifikation der Bereiche mit dem größten Zeitaufwand, typischerweise Pflege, Materialwirtschaft und interne Logistik.
• Messbarkeit: Präzise Erhebung von Zeitaufwänden, Fehlerquoten und Wegezeiten.
• Bewertung operativer Kosten: Einbeziehung von Opportunitätskosten. Also dem Wert der Pflegezeit, die durch manuelle Abläufe verloren geht.

Der ökonomische Hebel: Pflegezeit ist Erlöszeit

Ein Krankenhaus erzielt seinen Umsatz primär durch die medizinische Behandlung. Wenn Pflegepersonal pro Schicht ein bis zwei Stunden mit logistischen Aufgaben verbringt, ist dies eine teure Fehlallokation wertvoller Ressourcen. Aktuelle Daten belegen, dass der Fachkräftemangel kein rein personelles, sondern ein massives wirtschaftliches Risiko darstellt: Krankenhäusern entgehen heute zwischen 13,5 % und 22,0 % ihrer möglichen Erlöse durch geschlossene Stationen oder abgesagte Operationen. (Deloitte, 02/22026)

Digitale Entlastung bedeutet hier weit mehr als reiner Komfort – sie ist ein direkter Renditebringer:

• Erlöspotenziale ausschöpfen: Da unausgeschöpfte Erlöspotenziale pro Einrichtung zwischen 5,2 und 27,1 Millionen Euro pro Jahr liegen können, führt jede Stunde gewonnene Pflegezeit unmittelbar zu einer höheren Abrechnungsfähigkeit am Patienten.
• Verschwendung stoppen: Derzeit verbringen Fachkräfte durchschnittlich drei Stunden pro Tag mit administrativen Tätigkeiten wie der Dokumentation. In manuellen, stressgeprägten Prozessen führt dies dazu, dass notwendige Dokumentationen oder Scans in 40 % der Fälle schlicht vergessen werden.
• Kostenstabilität sichern: Die Bruttogesamtkosten steigen durch Fluktuation und teures Personalleasing – das oft das Doppelte eines Festangestellten kostet – um 3,5 % bis 5,4 %.
• Wettbewerbsvorteil durch Effizienz: Da sich jede prozentuale Verbesserung der Kostenbasis direkt im Jahresergebnis niederschlägt, ist die Reduktion logistischer Tätigkeiten ein entscheidender Faktor für die finanzielle Resilienz.

Pflegezeit ist Erlöszeit. Jede Stunde, die das Personal am Lagerregal statt am Patienten verbringt, ist eine Ressourcenverschwendung, die unmittelbar die wirtschaftliche Basis des Hauses schwächt. Durch effizientere, digitale Strukturen wird der Einkauf vom reaktiven Verwalter zum strategischen Enabler für die Patientenversorgung.

Praxisbeispiel: Digitales Anforderungsmanagement mit MOYAFLOW

Ein typisches Haus mit 15 Stationen und 500 Betten arbeitet heute noch stark manuell:

• 1–2 Stunden täglich je Station für manuelle Bedarfsermittlung.
• 15–20 % Mehraufwand durch Sonderfahrten und Einzelkommissionierung.
• 10–20 % versteckte Bestände in inoffiziellen Lagern auf Station.

Der Prozessvergleich: Manuell vs. MOYAFLOW

MOYAFLOW digitalisiert die Bedarfsanforderung vollständig. Während herkömmliche Methoden (Bedarfslisten oder „Label drehen“) zeitintensive Sichtkontrollen und manuelle Datenmasken erfordern, reduziert MOYAFLOW den Prozess auf einfache Knopfdrücke. Auch die Etikettenpflege wird automatisiert: Stammdatenänderungen werden direkt auf die digitalen Labels übertragen, statt sie manuell auf Station auszutauschen.

Der ROI in Zahlen

Basierend auf Benchmarks aus über 300 Kliniken ergeben sich folgende Potenziale:

• Einsparung Bedarfsermittlung: 1.644 Std. / Jahr.
• Einsparung Rückfragen/Notfälle: 1.548 Std. / Jahr.
• Einsparung Etikettenpflege: 155 Std. / Jahr.

Bereits ab dem 9. Monat nach Implementierung ist die Investition amortisiert. Ein mittleres Haus spart über 3.000 Stunden jährlich. Das entspricht knapp 2 Vollzeitkräften, die wieder patientennah eingesetzt werden können.

Über 3.000 eingesparte Stunden pro Jahr in einem mittleren Haus: Das ist kein theoretischer Wert, sondern das Äquivalent von zwei Vollzeitkräften, die durch digitale Logistik zurück in die Patientenversorgung fließen.

Finanzierung über den Krankenhaus-Transformationsfonds (KHTF)

Ein entscheidendes Instrument zur Überwindung von Investmenthürden ist die Krankenhaustransformationsfonds-Verordnung (KHTFV). Warum der KHTF für die Logistik prädestiniert ist: Der Fonds zielt darauf ab, die stationäre Versorgung durch moderne Strukturen zu sichern. Digitale Logistikprozesse fallen direkt unter diese Zielsetzung, da sie:

• Die Personalentlastung fördern: Durch den Nachweis der eingesparten Stunden in der Pflege (über 3.000 Std./Jahr) erfüllen Projekte die Kernkriterien der Förderung.
• Interoperabilität sichern: Digitale Schnittstellen zwischen Station, Logistik und Einkauf verbessern den Datenfluss im gesamten Haus.
• Effizienz steigern: Bis zu 50 % der Projektkosten können bezuschusst werden.

Anträge erfolgen über das jeweilige Bundesland und müssen durch belastbare Kennzahlen wie ROI-Berechnungen untermauert werden. Hierbei sind Pilotprojekte (z. B. auf zwei Stationen) ein hervorragender Weg, um den quantifizierbaren Nutzen vorab nachzuweisen und die Basis für eine großflächige Förderung zu schaffen.

Mit dem Krankenhaus-Transformationsfonds wird aus einer Investition ein strategisch abgesicherter Schritt: Bis zu 50 % Förderung machen den Weg frei für eine Logistik, die sich fast von selbst finanziert.

Unterstützung bei der Datenerhebung

Nicht jedes Krankenhaus verfügt über die Kapazität, IST-Prozesse minutiös zu erfassen. Hier unterstützt Tatsch Consulting, Spezialist für Krankenhauslogistik und Prozessanalyse. Gemeinsam mit MOYAFLOW werden reale Prozesszeiten erhoben, valide ROI-Szenarien erarbeitet und rechtssichere Entscheidungsgrundlagen für die Geschäftsführung und KHTF-Anträge geschaffen.

👉 Zur Tatsch Consulting

Fazit: Digitalisierung ist Wirtschaftlichkeit

Die Kosten veralteter Logistikprozesse sind unsichtbar, aber enorm: Millionen Stunden verlorene Pflegezeit und gebundenes Kapital. Ein digitales Anforderungsmanagement rechnet sich schnell – finanziell, strategisch und personell.

Abwarten ist die teuerste Option.

👉 Schluss mit manueller Bedarfsermittlung: Starten Sie jetzt Ihr Pilotprojekt. Möchten Sie die täglichen 1–2 Stunden Suchzeit pro Station in wertvolle Pflegezeit verwandeln? Wir planen mit Ihnen eine Pilotinstallation, um den Erfolg von MOYAFLOW direkt im Alltag nachzuweisen.